Управление дебиторской задолженностью предприятия
Отсрочка платежа – это норма делового оборота, позволяющая обеим сторонам коммерческих отношений получать win-win условия. По факту, дебиторская задолженность, возникающая в период отсрочки платежа, это один из самых ликвидных активов предприятия, но не все так просто. Порой отсрочка платежа вызывает справедливые опасения поставщика – факт дебиторской задолженности грозит риском неполучения выручки и необходимостью отвлечения ресурсов на ее истребование. Каждый руководитель сталкивается с дилеммой: отсрочка – хорошо это или плохо? Давать ее покупателям или требовать предоплату? Наши специалисты считают, что гадать не надо, а надо управлять дебиторкой, держать ее объем под контролем, не допускать серьезных просрочек, сокращать риски потери выручки. В этом случае, дебиторская задолженность станет не головной болью, а работающим активом, который по окончании срока отсрочки преобразуется в реальные денежные средства на расчетном счете компании.
Управление дебиторской задолженностью важно всегда, но во время экономической турбулентности – это особенно важно. Общие негативные тренды, падение реальных доходов населения, спекуляции на тему – все это влияет на снижение спроса конечных потребителей. Одновременно с этим, бизнес видит, как рост операционных расходов приводит к сбоям в платежном календаре. Просрочить оплату – может каждый, даже самый надежный покупатель. Важный нюанс – действуйте на опережение, и не допускайте подобных ситуаций. Контролировать дебиторскую задолженность необходимо на каждом этапе – от ее формирования до полного погашения. Можно и нужно использовать, как собственные ресурсы предприятия, так и использовать внешние инструменты для защиты от неплатежей.
Формируем дебиторскую задолженность
На этапе продажи или заключения договора с потенциальным контрагентом важно принимать взвешенное решение о возможности предоставления отсрочки платежа – всегда смотрите вперед, сможет ли этот контрагент в полном объеме и в установленный срок расплатиться с вами? Чтобы это понять, мы рекомендуем проверить своего контрагента на добропорядочность и благонадежность, начните с базовой проверки:
- https://fedresurs.ru/ - узнайте о значимых изменениях в деятельности компании
- http://fssprus.ru/ - проанализируйте уровень долговой нагрузки
- https://www.nalog.ru/ - проверьте наличие заблокированных счетов
- https://zakupki.gov.ru/ - проанализируйте историю работы на госзаказах
- www.arbitr.ru - проверьте информацию в картотеках арбитражных дел и решений.
После этого, проанализируйте бухгалтерскую отчетность контрагента. Кстати, если тот уклоняется от предоставления документов, это сигнал для вас и повод к отказу в предоставлении отсрочки платежа.
Кроме того, на этом этапе также можно управлять персональными условиями сделки. Например, прописать график оплаты за поставки или этапы выполненных работы, конкретные сроки и способы расчета, штрафы и пени за нарушение срока погашения обязательств. Используйте персональные условия в зависимости от результатов проверки, меняющихся трендов и срока сотрудничества со своими клиентами. Например, если вы начинаете работу с новым и географически удаленным от вас покупателем, предложите ему срок отсрочки платежа короче, чем постоянному клиенту. Здесь же можно подумать об управлении мотивацией покупателя платить вовремя или немного раньше – предложите скидку в обмен на досрочную оплату.
Оперативный контроль
Если результаты проверки вас устраивают, предлагайте отсрочку платежа, но не забывайте, что управление дебиторской задолженностью предприятия на этом не заканчивается. Внимательно контролируйте статус и состояние дебиторской задолженности до наступления даты погашения. Мониторьте не только состояние вашего покупателя, но и ситуацию в отрасли, в которой работает контрагент. Следите за новостями и прогнозами аналитиков. Любую негативную информацию рекомендуем обсуждать с контрагентом – уточните как, то или иное событие может повлиять на его операционную деятельность и отразиться на погашении дебиторской задолженности. Хорошо, если вам удастся пообщаться не с одним, а с двумя или несколькими сотрудниками предприятия клиента – так вы соберете больше информации для принятия решения. Помните, если сотрудники вашего контрагента не идут на контакт, это тревожный звонок, приостанавливайте запланированные отгрузки до момента оплаты и получения разъяснений.
Управляйте ситуацией, держите руку на пульсе постоянно – за несколько дней до окончания периода отсрочки платежа напомните вашему покупателю о предстоящей оплате. Это рабочая практика, удобная и для вашей компании, и для покупателя. Например, подрядчики, работающие с крупнейшими компаниями страны, зачастую сталкиваются с техническими просрочками, связанными не с недостатком свободных денежных средств, а с человеческим фактором. Бухгалтер покупателя хотел провести оплату, но возникли более приоритетные задачи и теперь счет на оплату должен ждать следующего платежного дня. Такие истории характерны не только для крупных компаний, но и для небольших – поэтому, смело напоминайте о сроке оплаты.
Управление просроченной дебиторской задолженностью
Если все же просроченная дебиторская задолженность появилась, необходимо принимать решительные шаги. В первые 10 дней ожидания оплаты после окончания срока отсрочки наладьте взаимоотношения с сотрудником покупателя, ответственным за оплату счетов. Используйте телефонные звонки и электронные письма для коммуникации и уточнения сроков оплаты. Управляйте переговорами, по их результатам отмечайте настрой собеседников и готовность к погашению задолженности. Возможно, предприятие вашего покупателя не испытывает проблем с ликвидностью и готов оплатить свой долг, но ему потребовались дополнительные дни отсрочки платежа. Выясните причину отсутствия оплаты и планируемую дату платежа. Если ваш клиент не соглашается с правомерностью ваших требований об оплате, уточните основания и документы, которые позволяют ему так считать – возможно, у него есть акты о пересорте, браке или взаимозачетах. Также уточните планируемую дату и сумму погашения. Проверьте документы, если факты подтвердились – ожидайте оплату в заявленные сроки, скорее всего предприятие покупателя произведет оплату в назначенный день.
Если же у покупателя нет никаких оснований для задержки оплаты, продолжайте (и уже более настойчиво) требовать погашения дебиторской задолженности. На этом этапе для вас важно выяснить реальные причины несоблюдения платежной дисциплины, а также согласовать сроки начала частичных погашений в счет общего долга. Запросите гарантийное письмо на официальном бланке с подписью первого лица и печатью организации. Здесь же можно направить досудебную претензию. Все факты, подтверждающие вашу работу в этом направлении, сохраняйте. Если ваши действия не привели к оплате, и просрочка перешла критический срок, переходите к более радикальным методам, готовьте исковое заявление для арбитражного суда, и проинформируйте об этом должника – возможно, он не захочет рисковать репутацией и изыщет денежные средства для погашения дебиторской задолженности. Нередко управление просроченной дебиторской задолженностью сводится к управлению репутацией.
Альтернативный вариант управления дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью с применением внешних инструментов – эффективный способ снижения риска неполучения выручки, который может получить ваше предприятие. Еще на этапе формирования дебиторской задолженности вы уступаете ее факторинговой компании, получая взамен оплату сразу после отгрузки или по факту оказания услуг от Фактора. Далее по истечение периода отсрочки платежа предприятие покупателя оплачивает задолженность факторинговой компании, а если этого не происходит, то специалисты факторинговой компании самостоятельно взыскивают задолженность, не привлекая вас к этому процессу. Кроме того, в период ожидания денежных средств, специалисты факторинговой компании, также самостоятельно проводят комплекс мер, позволяющих настроить правильный процесс под названием «управление платежной дисциплиной вашего покупателя».